標準操作程序 SOP（Standard Operating Procedure）是包含有關如何執行任務的分步信息的文檔?，F有的 SOP 可能只需要修改和更新，或者您可能處于必須從頭開始編寫的場景。這聽起來令人生畏，但它實際上只是一個清單，只需三個步驟就可以制作完成。
步驟一：格式化您的 SOP
1、選擇您的格式。
編寫 SOP 沒有對錯之分。但是，您的公司可能有許多 SOP，您可以參考格式指南，概述他們喜歡如何完成。如果是這種情況，請使用預先存在的 SOP 作為模板。如果沒有，您有幾個選擇：- 一個簡單的步驟格式。這是針對簡短的、幾乎沒有可能產生的結果并且切中要害的常規程序。除了必要的文檔和安全指南之外，它實際上只是一個簡單的句子列表，告訴讀者該做什么。
- 分層步驟格式。這通常適用于較長的程序——有十多個步驟的程序，涉及一些要做出的決定、澄清和術語。這通常是一個主要步驟的列表，所有的子步驟都以非常特定的順序排列。[2]
- 一種流程圖格式。如果該過程更像是一張具有幾乎無限可能結果的地圖，那么流程圖可能是您最好的選擇。當結果并不總是可預測時，您應該選擇這種格式。[3]
2、考慮你的聽眾。
在編寫 SOP 之前，需要考慮三個主要因素：- 您的聽眾的先驗知識。他們是否熟悉您的組織及其程序？他們知道術語嗎？您的語言需要與讀者的知識和投資相匹配。[4]
- 你的聽眾的語言能力。不會說您的語言的人是否有可能“閱讀”您的 SOP？如果這是一個問題，最好包含大量帶注釋的圖片和圖表。
- 您的受眾規模。如果多人同時閱讀您的 SOP（那些扮演不同角色的人），您應該更像戲劇中的對話一樣格式化文檔：用戶 1 完成一個操作，然后是用戶 2，依此類推。這樣，每個讀者都可以看到他或她如何成為運轉良好的機器中不可或缺的齒輪。
3、考慮你的知識。
它歸結為：你是寫這篇文章的最佳人選嗎？你知道這個過程需要什么嗎？怎么可能出錯？如何讓它安全？如果沒有，您最好將其移交給其他人。寫得不好——或者更重要的是，不準確的——SOP 不僅會降低生產力并導致組織失敗，而且它也可能不安全，并對從團隊到環境的任何事物產生不利影響。簡而言之，這不是您應該承擔的風險。
- 如果這是分配給您的項目，您覺得有必要（或有義務）完成，請不要回避向每天完成該程序的人尋求幫助。進行訪談是任何 SOP 制定過程的正常組成部分。
4、在短期或長期 SOP 之間做出決定。
如果您正在為熟悉協議、術語等的一組人編寫或更新 SOP，并且會從更像檢查表的簡短明快的 SOP 中受益，您可以將其寫成簡短的形式.- 除了基本目的和相關信息（日期、作者、ID# 等）之外，這實際上只是一個簡短的步驟列表。當不需要細節或澄清時，這是要走的路。
5、牢記您的 SOP 目的。
顯而易見的是，您的組織內有一個不斷重復的程序。但是這個 SOP 特別有用的原因是什么？是否需要強調安全？合規措施？它是用于培訓還是日常使用？[5]?以下是 SOP 對團隊成功必不可少的幾個原因：- 確保符合合規標準
- 最大限度地提高生產要求
- 確保程序對環境沒有不利影響
- 為確保安全
- 確保一切按計劃進行
- 為防止制造故障
- 用作培訓文件
- 如果你知道你的 SOP 應該強調什么，那么圍繞這些點來組織你的寫作就會更容易。也更容易看出您的 SOP 的重要性。
步驟二：編寫您的 SOP
1、覆蓋必要的材料。
一般而言，技術 SOP 將包括除程序本身之外的四個要素：[6]- 標題頁。這包括 1) 程序的標題，2) SOP 識別號，3) 發布或修訂日期，4) SOP 適用的機構/部門/分支機構的名稱，以及 5) 準備人員的簽名并通過了 SOP。只要信息清晰，就可以隨意格式化。
- 目錄。僅當您的 SOP 很長時才需要這樣做，以便于參考。您可以在此處找到一個簡單的標準大綱。
- 質量保證/質量控制。如果一個程序不能被檢查，它就不是一個好的程序。提供必要的材料和詳細信息，以便讀者可以確保他們獲得了預期的結果。這可能包括也可能不包括其他文件，例如績效評估樣本。
- 參考。請務必列出所有引用或重要的參考文獻。如果您引用其他 SOP，請務必在附錄中附上必要的信息。
- 您的組織可能有與此不同的協議。如果已經有您可以參考的預先存在的 SOP，請放棄這種結構并堅持現有的內容。
2、對于程序本身，請確保涵蓋以下內容：
- 范圍和適用性。換句話說，描述過程的目的、它的限制以及它是如何使用的。包括標準、監管要求、角色和職責以及輸入和輸出。
- 方法和程序。問題的核心——列出所有步驟和必要的細節，包括需要什么設備。涵蓋順序程序和決策因素。解決“假設”和可能的干擾或安全考慮。
- 術語的澄清。識別首字母縮略詞、縮寫詞和所有不常用的短語。
- 健康和安全警告。將在其自己的部分中列出，并與存在問題的步驟一起列出。不要掩蓋這一部分。
- 設備和用品。需要什么、什么時候需要、在哪里可以找到設備、設備標準等的完整列表。
- 注意事項和干擾?；旧?，故障排除部分。涵蓋可能出錯的地方、需要注意的地方以及可能會干擾最終理想產品的地方。
- 為這些主題中的每一個指定自己的部分（通常用數字或字母表示），以防止您的 SOP 冗長和混亂，并便于參考。
- 這絕不是一個詳盡的清單；這只是程序上的冰山一角。您的組織可能會指定需要注意的其他方面。
3、使您的文章簡潔易讀。
很可能你的觀眾不是為了好玩而選擇閱讀這篇文章。您希望保持簡短明了——否則他們的注意力會分散，或者他們會發現文檔難以理解且難以理解。一般來說，讓你的句子盡可能短。- 這是一個不好的例子：確保在開始使用之前清除空氣井中的所有灰塵。
- 這是一個很好的例子：在使用前清除空氣軸中的所有灰塵。
- 一般來說，不要使用“你”。應該是隱含的。用主動語態說話，并用命令動詞開始你的句子。
5、用圖表和流程圖分解大塊文本。
如果您有一兩個步驟特別令人生畏，請使用某種圖表或圖表讓您的讀者輕松。它使閱讀更容易，并讓大腦暫時停止試圖理解這一切。并且它會為您看起來更完整和寫得更好。- 不要僅僅為了增加您的 SOP 而包含這些內容；僅在必要時或試圖彌合語言差距時才這樣做。
6、確保每個頁面都有控制文檔符號。
您的 SOP 可能是眾多 SOPS 之一——因此，希望您的組織擁有某種類型的更大的數據庫，可以在某個參考系統中對所有內容進行編目。您的 SOP 是此參考系統的一部分，因此需要某種類型的代碼才能找到。這就是符號的來源。- 每個頁面都應該有一個簡短的標題或 ID #、修訂號、日期和右上角的“# 頁面 #”（對于大多數格式）。您可能需要也可能不需要腳注（或在腳注中有這些），具體取決于您組織的偏好。[8]
步驟三：確保成功和準確性
1、測試程序。
如果你不想測試你的程序，你可能還沒有寫得足夠好。有人用有限的知識的過程中（或代表普通讀者的人）使用您的SOP來引導他們。他們遇到了哪些問題？如果有，請解決它們并進行必要的改進。[9]- 最好讓少數人測試您的 SOP。不同的人會有不同的問題，允許各種各樣的（希望有用的）回應
- 一定要在以前從未做過的人身上測試這個程序。任何有先驗知識的人都將依靠他們的知識來讓他們通過而不是你的工作，從而違背了目的。
2、讓實際執行該程序的人員審查 SOP。
在一天結束的時候，它并沒有真正不管你的老板認為SOP的。那些真正從事重要工作的人。因此，在將您的工作提交給上級之前，請向將要（或將要完成）工作的人展示您的東西。行什么，他們想的？- 允許他們參與并感覺他們是流程的一部分將使他們更有可能接受您正在制定的此 SOP。他們不可避免地會有一些很棒的想法！
3、讓您的顧問和質量保證團隊審查 SOP。
一旦團隊讓您繼續前進，請將其發送給您的顧問。他們可能對實際內容本身的投入較少，但他們會告訴您它是否符合格式要求，是否有任何遺漏，以及使其全部正式并輸入系統的協議。- 使用文件管理系統為批準發送 SOP，以確保批準的審計跟蹤。這將因組織而異?；旧?，您希望一切都符合準則和規定。
- 簽名將是必要的，現在大多數組織都可以接受電子簽名。
4、獲得批準后，開始實施您的 SOP。
這可能涉及對受影響人員進行正式培訓（例如課堂培訓、基于計算機的培訓等），或者這可能意味著您的論文被掛在浴室里。不管是什么，把你的工作放在那里！你為它工作。是時候承認了！
- 確保您的 SOP 保持最新。如果它過時了，請更新它，重新批準和記錄更新，并根據需要重新分發 SOP。您的團隊的安全、生產力和成功都關乎于此。[10]
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