SOP標(biāo)準(zhǔn)操作程序是一份包含分步說明的文件，可幫助操作員完成復(fù)雜的日常操作。標(biāo)準(zhǔn)化是一項(xiàng)為許多學(xué)科提供解決方案的活動。該活動通常包括確定、設(shè)計(jì)和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的過程。

SOP是什么意思

SOP標(biāo)準(zhǔn)操作程序是Standard Operating Procedure三個單詞中首字母的大寫 。SOP是一個專有程序，描述了根據(jù)公司規(guī)定或個人條件完成任務(wù)所需的活動，以開展業(yè)務(wù)。SOP 的主要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)績效的效率和質(zhì)量輸出。SOP 可以是 PowerPoint 演示文稿、書面硬拷貝文檔或任何其他傳達(dá)要點(diǎn)的溝通方法。沒有必要對一天中的每個細(xì)節(jié)都使用 SOP，但在法律合規(guī)性、健康或安全至關(guān)重要的地方，它有其用途。

有不同類型的 SOP

1. 生產(chǎn)經(jīng)營
2. 財(cái)務(wù)和行政
3. 市場營銷、銷售和客戶服務(wù)
4. 雇用員工
5. 法律標(biāo)準(zhǔn)操作程序

編寫標(biāo)準(zhǔn)操作程序需要一個團(tuán)隊(duì)，因?yàn)槟豢赡軗碛兴邢敕āＫ€包括您的員工。在編寫 SOP 時，您還應(yīng)該牢記客戶的最大利益，即使他們不參與文檔的創(chuàng)建。

標(biāo)準(zhǔn)操作程序的組成部分是：

1. 標(biāo)題
2. 目錄
3. 目的
4. 范圍
5. 術(shù)語
6. 角色和職責(zé)
7. 程序
8. 補(bǔ)充資料
9. 指標(biāo)

SOP包含有關(guān)執(zhí)行過程的程序，公司目標(biāo)，員工規(guī)章制度，健康和安全措施，日期以及參與創(chuàng)建和批準(zhǔn)文檔的人員的簽名的信息。

標(biāo)準(zhǔn)操作程序和流程不一樣

過程和過程都包含分步指南，可幫助您執(zhí)行特定任務(wù)。然而，一個過程通常在更高的層次上工作。標(biāo)準(zhǔn)操作程序采用高級功能元素并添加更多細(xì)節(jié)以符合行業(yè)或公司標(biāo)準(zhǔn)。

標(biāo)準(zhǔn)操作程序的目的

標(biāo)準(zhǔn)操作程序的目的是確保所有工人以相同的方式執(zhí)行任務(wù)。此條件可確保每次都以相同的方式完成任務(wù)。這樣，通過運(yùn)行受控實(shí)驗(yàn)來測試改變許多過程參數(shù)的影響成為可能。一個寫得很好的標(biāo)題應(yīng)該通過標(biāo)準(zhǔn)操作程序的目標(biāo)來擴(kuò)展。如果員工不確定他們正在承擔(dān)的任務(wù)，他們通常會參考 SOP 的系統(tǒng)指南。

標(biāo)準(zhǔn)操作程序的類型

生產(chǎn)和運(yùn)營：包括有關(guān)檢查程序、生產(chǎn)線步驟和設(shè)備類型維護(hù)的說明。

財(cái)務(wù)和管理：這些包含有關(guān)收款和計(jì)費(fèi)流程以及在滿足所有付款期限的同時最大化現(xiàn)金流的指南。

客戶服務(wù)、銷售和營銷：這些包括有關(guān)客戶投訴解決方案、交換政策、退款或保修、響應(yīng)時間和服務(wù)交付以及銷售報價準(zhǔn)備和外部溝通批準(zhǔn)的說明。

員工雇傭：此類 SOP 包括對違反規(guī)定的員工的紀(jì)律處分、績效評估、員工定向、培訓(xùn)、職位描述和用于商業(yè)目的的社交媒體。

法律標(biāo)準(zhǔn)操作程序：隱私政策需要指明您將收集的信息、收集信息的原因、您將如何使用它以及您將信息保留在該文件中的期限。確保組織中的人員只詢問他們完成工作所需的信息。

標(biāo)準(zhǔn)操作程序的關(guān)鍵組成部分

• 標(biāo)題-標(biāo)題應(yīng)包含識別活動或程序、部門名稱、SOP 適用的分支機(jī)構(gòu)以及批準(zhǔn)和準(zhǔn)備 SOP 的人員的日期和簽名的信息。
• 目錄-目錄對于查找信息的快速參考至關(guān)重要，尤其是在 SOP 很長的情況下。目錄使導(dǎo)航變得容易。
• 目的——目的定義了文件的意圖，長度應(yīng)該是一兩句話。用戶應(yīng)該能夠識別表單涵蓋的內(nèi)容，因此它需要足夠詳細(xì)。
• 范圍-這定義了特定程序集適用于什么或誰。指定您正在記錄的過程的范圍。范圍界定簡化了 SOP。您通過說明誰在范圍內(nèi)和誰不在范圍內(nèi)，為每個人提供了相同的理解點(diǎn)。

• 術(shù)語-澄清用戶不熟悉的任何術(shù)語，并拼寫任何縮寫和首字母縮寫詞。你熟悉的詞可能對他們來說不是典型的。定義術(shù)語可幫助讀者了解您的程序，而無需進(jìn)一步研究。
• 角色和職責(zé)——定義在程序中執(zhí)行活動所涉及的部分。如果通過創(chuàng)建多個 SOP 來完成任務(wù)列出了大量角色，請考慮縮小范圍。
• 程序——您的 SOP 應(yīng)僅包括完成流程目標(biāo)所需的步驟、每個步驟中的單獨(dú)行動步驟以及單獨(dú)提供的用于澄清信息的注釋。
• 補(bǔ)充信息–根據(jù)流程的不同，它可以包含有關(guān)任何內(nèi)容的信息，例如健康和安全警告。
• 指標(biāo)–衡量流程效率很有用。您可以隨時通過在 SOP 中定義指標(biāo)來檢查流程的效率。例如，如果流程不如平時高效，指標(biāo)可以幫助您發(fā)現(xiàn)機(jī)器可能有問題。

SOP應(yīng)該怎么做？---編寫有效的標(biāo)準(zhǔn)操作程序

與您的團(tuán)隊(duì)一起設(shè)定 SOP 的目標(biāo)

您可能很清楚該程序的組成部分，但您可能不知道可能影響結(jié)果的小細(xì)節(jié)。要正確執(zhí)行流程，您需要咨詢定期執(zhí)行此操作的員工。如果您對創(chuàng)建文檔的原因有明確的答案，將會有所幫助。確定您組織流程中的任何現(xiàn)有障礙，以便您更具體地確定您的團(tuán)隊(duì)在 SOP 到位后的工作效率。

確定利益相關(guān)者

任何將受到 Sop 影響的人都應(yīng)該在創(chuàng)建文檔時有發(fā)言權(quán)。如果您還確定誰負(fù)責(zé)編寫表格，這將有所幫助。如果您也牢記客戶的利益，即使他們沒有參與創(chuàng)建文檔，這將是最好的。

定義標(biāo)準(zhǔn)操作程序的范圍

如果您在開始記錄過程時沒有定義范圍，最終結(jié)果可能會變得過于復(fù)雜。這也是必不可少的步驟，因?yàn)榱鞒逃袝r是相互關(guān)聯(lián)的。使用手頭情況所需的最簡單的形式。

添加程序

創(chuàng)建文檔是編寫標(biāo)準(zhǔn)操作程序的大量工作。描述完成特定任務(wù)時要遵循的操作程序。使您的指示詳細(xì)而清晰，然后讓員工開始工作。盡量減少說明中可能存在的任何不確定性。

包括任何圖像，即可以補(bǔ)充您的書面文檔的圖表或插圖。

列出任何必要的信息

可以包括方法論（執(zhí)行流程的正確方式）、完成流程中的某個步驟所需的必要工具，或者包含有關(guān)流程是否會對某人的健康造成危害以及任何危害的信息的安全和健康警告等內(nèi)容。必要的工作預(yù)防措施。

定義指標(biāo)，改進(jìn)和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)操作程序

盡管改進(jìn)流程會帶來好處，但大多數(shù)公司在定義策略后不會重新審視它們。

你無法改進(jìn)你無法衡量的東西；因此，您需要定義正確的指標(biāo)。

如果您通過讓所有員工輕松訪問 SOP 來實(shí)施 SOP，將會有所幫助。將其放在共享軟件上，您的員工可以訪問或打印出來分發(fā)。

經(jīng)常問的問題

結(jié)論

標(biāo)準(zhǔn)操作程序是一個文檔，其中包含可幫助工作人員完成復(fù)雜任務(wù)的說明。它確保工人每次都以相同的方式完成任務(wù)。它通過確保性能的質(zhì)量和高效輸出來減少誤傳。